ПРОЕКТНОЕ ВНЕДРЕНИЕ

Работа по данной технологии подразумевает под собой внедрение и адаптацию программного продукта с обязательным проектированием работы - проведением детального обследования, составлением Технического задания - и календарным планом выполнения этапов. Характерной особенностью данного подхода является то, что каким должен быть результат автоматизации (полное представление об автоматизированных рабочих местах) продумывается еще до начала работ. Проект определяет цель, содержание, сроки и стоимости работ. Наиболее затратный, но самый результативный способ в нашем арсенале, позволяющий внедрить автоматизированную систему «под ключ». Для поддержки данной технологии мы используем стандарт PMBOK 2004 (Project Management Body of Knowledge).

Этапы и преимущества данного подхода:

Предпроектное обследование

Цель: детальное обследование существующей системы учета, документооборота и бизнес-процессов компании-клиента: выявляется структура предприятия, взаимосвязи между отделами, основные документы, проходящие через отделы. Выявляются механизмы взаимодействия с поставщиками и покупателями. Определяются существующие информационные потоки и бизнес-процессы их обработки.

Результатом данного этапа является отчет об обследовании, который является основой для следующего этапа. Отчет об обследовании позволит руководителям компании-заказчика:

  •   сопоставить структурированное описание бизнеса со своим представлением о нем;
  •   увидеть узкие места в управленческой структуре;
  •   оптимизировать бизнес-процессы;
  •   провести реорганизацию бизнеса.

Консультанты нашей компании на основе отчета об обследовании могут:

  •   предложить оптимальное построение бизнес-процессов и информационных потоков;
  •   определить области, подлежащие первоочередной автоматизации;
  •   определить основные и вспомогательные программно-аппаратные решения, наиболее подходящие для поддержки автоматизации;
  •   выдать рекомендации по программно-аппаратному обеспечению будущего проекта;
  •   определить примерные задачи, сроки и стоимости возможного проекта по автоматизации.

На этом этапе принимается решение о целесообразности/нецелесообразности сотрудничества, уточняются условия взаимодействия.

Также на данной стадии происходит согласование формата проведения этапа Проектирование: формирование рабочей группы, как со стороны Заказчика, так и со стороны Исполнителя, определение частоты собраний рабочей группы, каким образом будет происходить проектирование, какую отчетность, и с какой периодичностью будет получать руководство компании-заказчика в ходе проекта.

Проектирование

Вторым этапом работы над проектом является определение области автоматизации, создание проектной документации, в которую входят основные документы:

  •   Техническое задание.
  •   Структурная декомпозиция работ (или Иерархическая структура работ).
  •   План-график работ.
  •   Бюджет проекта.
  •   Реестр рисков.

В проектной документации совместно с Руководством компании-заказчика описываются все изменения, которые нужно произвести в информационной и управленческой структуре предприятия, если они необходимы. Производится описание всех необходимых изменений в выбранном программном продукте для автоматизации. Для качественного участия Топ-менеджеров Заказчика важно, чтобы они понимали, о чем идет речь, поэтому первичное обучение проектной команды должно производиться как раз на данном этапе. В техническом задании производится также подробное описание всех отчетов, необходимых руководству компании, сотрудникам отделов, менеджерам.

Разрабатывается структура изменяемых метаданных будущей системы (справочная информация, документы, регистров оперативного учета, аналитика для бухгалтерского и управленческого учета). На данном этапе учитываются все пожелания к организации документооборота на предприятии. Проектируется работа автоматизированных рабочих мест в системе и возможные схемы бизнес-процессов.

Вышеописанная информация отражается в «Техническом задании».

Каким образом будет реализовываться техническое задание проекта, описывается документом «Структурная декомпозиция работ» (или «Иерархическая структура работ»). Данный документ представляет алгоритм для работы программистов и внедренцев.

Для понимания сроков всего проекта в целом и каждой работы составляется «План-график», который определяет последовательность работ. «План-график» иллюстрирует какие работы могут выполняться параллельно несколькими специалистами компании «Белый ветер» и зависимость работ. Определяется график обучения сотрудников предприятия. Зачастую план-график имеет две формы: табличную и диаграммы Ганта.

«Бюджет проекта» объединяет оценки стоимостей отдельных плановых операций или пакетов работ с целью создания базового плана стоимости работ.

Качественный, количественный анализ возможных рисков и планирование реагирования на них отражаются в документе «Реестр рисков». Документ подробно рассматривает все известные риски и включает описание, категорию, причину, вероятность, воздействие на цели, предполагаемые ответные действия, владельцев и текущее состояние.

Данный этап дает полную информационную поддержку для последующей разработки и внедрения автоматизированной системы.

Внедрение

На стадии внедрения происходит установка автоматизированной системы, ее развертывание на рабочих местах и осуществляется обучение пользователей. По ходу внедрения не исключено изменение проектной документации (технического задания, структурной декомпозиции работ, плана-графика работ) с учетом пожеланий клиента. Проектная команда регулярно контролирует ход выполнения и решает оперативные вопросы. Руководитель проекта со стороны компании «Белый ветер» с определенной в проекте периодичностью предоставляет руководству компании-заказчика отчет о статусе проекта, где описываются текущее состояние проекта, а также проблемы, выявленные в ходе адаптации и внедрения программного комплекса.

Обычно проверка результатов адаптации и внедрения программного комплекса состоит из двух последовательных этапов:

1. Опытная эксплуатация.

Обучение и работа в новом программном комплексе осуществляется параллельно с существующей учетной системой. Проверяется сопоставимость данных двух учетных систем. Не нарушаются сроки отчетности, и не останавливается предприятие. Данный этап является рекомендуемым и краткосрочным (1-3 месяца).

2. Промышленная эксплуатация.

Технология работы, которая исключает использование старых учетных систем полным вытеснением их функционала новой системой. Достоверными признаются данные полученные только из нового программного комплекса. Снимает с пользователей нагрузку двойного введения первичных документов, как было при опытной эксплуатации. Пользователи быстрее вникают в нюансы новой системы.

По завершению каждого этапа либо завершению всех этапов (в зависимости от объема работ) проводится тестирование Продукта на функциональность и производительность. Последовательно тестируются основные функциональные возможности системы, определяемые перечнем работ или техническим заданием. В результате тестирования оформляется протокол тестирования и подписывается ответственными сотрудниками с обеих сторон.

По окончании этапов подписываются акты выполненных работ.

В общем случае Проект – это уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определённого результата, создание определённого, уникального продукта или услуги. При достижении изначально поставленной цели проект считается завершенным и сторонами подписывается «Акт о завершении проекта». Если компания-заказчик хочет развивать систему дальше, то завершение проекта может начинать новый проект, возможно без предпроектного обследования, основываясь на уже имеющемся знании о предприятии и результатах предыдущего проекта.

Полученная в результате адаптации и внедрения автоматизированная система требует дальнейшего сопровождения для поддержания эффекта от внедрения в актуальном состоянии. Возможно дальнейшее подписание договора о сопровождении. Работы по сопровождению могут осуществляться с использованием технологий:

На наш взгляд данная технология работы является основой для наиболее результативной и успешной реализации больших задач.